สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน (ตอนที่ 7)
จากบทความเรื่อง สาเหตุที่โครงการล่าช้า และแนวทางการป้องกัน ในตอนที่ 6 ซึ่งผมได้อธิบายถึงสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการล่าช้า นั่นคือ เพราะทีมงาน ทำงานได้ช้ากว่าแผนบริหารโครงการที่วางไว้ และ ผมได้วิเคราะห์เจาะลึก ถึงสาเหตุหลักที่ทำให้ทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะคนทำงานขาดทักษะที่จำเป็นในการทำงานในโครงการ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน พร้อมเสนอแนวทางป้องกันและแก้ไขไปเรียบร้อยแล้ว ในบทความนี้ ผมจะขอนำ สาเหตุหลักประการที่ 4 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ มาวิเคราะห์เจาะลึก ลงรายละเอียดมากขึ้น นั่นคือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน โดยผมจะขอนำสาเหตุดังกล่าว มาทำการวิเคราะห์เจาะลึกหาสาเหตุระดับราก (Root Cause) ต่อไป และแนะนำแนวทางปฏิบัติเพื่อป้องกันและแก้ไข ดังนี้
สาเหตุหลักประการที่ 4 ของปัญหาทีมงานโครงการ ทำงานได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ คือ เพราะมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ จึงทำให้ทำงานได้ช้ากว่าแผนงาน หากจะวิเคราะห์ต่อไป ถึงสาเหตุว่า เพราะเหตุใด จึงมีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ ก็พอจะสรุปเป็นสาเหตุระดับราก หรือ Root Cause ได้ 3 สาเหตุดังนี้
ปัญหา : มีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ และมีผลกระทบต่อโครงการ
Root Cause #1 เพราะ ทีมงานลาออก และต้องเปลี่ยนคนทำงานใหม่
Root Cause #2 เพราะ ทีมงานถูกโยกย้ายไปทำงานโครงการอื่น
Root Cause #3 เพราะ ไม่มีการกำหนดทีมงานสำรอง ในกรณีทีมงานหลักลาออก หรือ โยกย้ายไปทำงานอื่น
จาก Root Cause ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ผมจะขอนำเสนอ แนวทางการป้องกัน และแก้ไข ปัญหาเรื่อง มีการเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ และมีผลกระทบต่อโครงการ เพื่อคาดหวังจะลดปัญหาที่โครงการไม่สามารถดำเนินการได้ตามแผนงาน และ คาดหวังจะให้ส่งผลต่อเนื่องไปถึง การลดปัญหาโครงการ ล่าช้า ดังนี้ครับ
สิ่งที่ Project Manager ต้องดำเนินการ คือ
- Project Manager ควร พิจารณา จัดหาทีมงานสำรอง ในตำแหน่งสำคัญ ของโครงการ เพื่อรองรับในกรณี เปลี่ยนคนทำงาน
- Project Manager ต้องจัดให้มีการอบรม ถ่ายทอดความรู้ต่างๆ ระหว่างทีมงานด้วยกันเอง เพื่อเตรียมพร้อมในกรณีที่มีทีมงานคนสำคัญลาออก และจำเป็นต้องให้ทีมงานที่เหลืออยู่ทำงานแทน
- Project Manager ต้องกำหนดให้มีการ บันทึกรายละเอียดการทำงานต่างๆ ไว้เป็นหลักฐาน เพื่อให้ง่าย และสะดวกในกรณีที่ต้องมีการเปลี่ยนคนทำงาน หรือโยกย้ายหน้าที่รับผิดชอบต่างๆในโครงการ
- การพัฒนาความรู้และทักษะของทีมงาน โดยใช้ระบบพี่เลี้ยงสอนงานกัน (Mentoring) จะช่วยให้ Project Manager มีทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้มากขึ้น ในกรณีที่จำเป็นต้องเปลี่ยนคนทำงานในโครงการ
- การหมั่นดูแล ความคาดหวังของทีมงาน และการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน ให้กับทีมงานอยู่เสมอ จะช่วยลดโอกาสเกิด ของปัญหาเรื่องพนักงานลาออกได้ และสนับสนุนให้ประสิทธิภาพงานในโครงการดีขึ้น
ในบทความตอนถัดไป ผมจะขอวิเคราะห์ลงรายละเอียดเพิ่มเติม ถึงสาเหตุประการที่ 5 ที่ทำให้เกิดปัญหาโครงการดำเนินการได้ช้ากว่าแผนที่วางไว้ นั่นคือ เพราะวางลำดับงานในโครงการ ผิดพลาด
อาจารย์ ไพบูลย์ ปัญญายุทธการ (PMP)